Entre muchas variedades de eventos corporativos se encuentran también los que necesitan la implementación de protocolo oficial y social. Es muy importante conocer las reglas que deben cumplir este tipo de eventos para evitar los posibles fallos y cuidar el buen nombre de la empresa organizadora.
El protocolo es una serie de reglas que se deben de tener en cuenta en los eventos oficiales o medio-oficiales en los cuales participan miembros del estado, políticos, delegaciones extranjeras, altos directivos, VIPs o realeza. Son reglas estrictas y hay que cumplirlas para que ningún participante se sienta ofendido por no ser tratado con la importancia adecuada.
Abajo hemos reunido las reglas más básicas que se deben implementar en los eventos para cumplir con el protocolo, tanto el protocolo oficial, como el social. En el caso de organizar un evento oficial de protocolo (llamado acto público oficial) es más que recomendable conocer el Decreto Real 2099/1983, de 4 de agosto, que establece el Ordenamiento General de Precedencias del Estado y contar con la ayuda del Servicio de Protocolo del Estado que está acostumbrado a la organzación de este tipo de eventos.
Llegada de invitados
Ha de decidirse quién dará la bienvenida a los invitados. En el caso de evento corporativo organizado por una empresa debería ser el CEO que salude a los asistentes. Esperando que todos estén reunidos se puede ofrecer un cóctel de bienvenida o un aperitivo de corta duración.
Asientos
En los eventos formales y oficiales es muy importante indicar a los asistentes dónde deberían sentarse. Tiene que haber un asiento dedicado a cada persona señalado con su nombre (y cargo). Hay que tener en cuenta la importancia de los participantes porque dependiendo de su rango se deberán sentar en un lugar concreto de la mesa (por ejemplo el sitio a la derecha del anfitrión es para el invitado más importante, etc.).
Discursos
Normalmente para dar comienzo a un evento hay uno o varios discursos. Según el protocolo deberían empezar por el anfitrión y seguir con el de menor rango y terminar con el del rango más alto. No hay que olvidarse de dar la bienvenida y los agradecimientos pertinentes a los invitados. Ojo, este punto puede variar dependiendo del tipo de acto y de las preferencias de la empresa organizadora.
Foto
Es recomendable tomar una fotografía de todos los participantes para los archivos o revistas, periodicos. El fotógrafo debería reunir a los asistentes delante de un photocall que tenga el logo de la empresa organizadora o el lema del evento. Pero no es la obligación del fotógrafo distribuir a los invitados, de esto debería ocuparse el organizador y ha de saber indicar a cada uno su sitio.
Despedida
Al igual que en la bienvenida hay que asignar a una o varias personas para despedir a los invitados y darles nuevamente las gracias por asistir al evento.
Etiqueta
El tipo de evento y su horario determinan la forma de vestir de los asistentes. También es recomendable tener en cuenta la época del año y el sitio (tacones de aguja en el césped pueden suponer un problema ;)). No podemos olvidar que los organizadores deben tener una vestimenta adecuada también aunque ha de tener un aspecto más neutral y no llamar la atención.
Decoración
En los eventos formales y oficiales es recomendable decorar de una forma discreta y elegante empleando el buen gusto. No hay que olvidarse de incluir el logo de la empresa organizadora; tiene que ser visible pero no agobiante. La decoracióon tiene que ir acorde con el estilo del espacio escogido, la hora del día y la época del año.
Para implementar las reglas de protocolo correctamente hay que preparar el evento con mucho detalle y fijarse bien en todos los aspectos. Es muy recomendable hacer una simulación uno o dos días antes para comprobar que todo el personal conoce sus tareas, los proveedores no fallarán y estar preparado para resolver cualquier improvisto que pueda surgir.