La estrategia en el evento, clave de la nueva organización
Partamos de la base que las empresas son las que deciden llevar a cabo un evento. A partir de esa necesidad deciden qué agencia lo va a organizar, que quieren comunicar, que contenidos habrá… Si hablamos de grandes empresas, la mayoría disponen de un departamento interno que puede encargarse de la mayoría de cosas, marketing o comunicación, generalmente, y cada vez con más profesionales formados para desempeñar estas labores.
Sin embargo, las agencias y profesionales externos de eventos, seguimos siendo una opción más que válida, entre otras razones, porque nuestra visión externa y en continuo contacto con el sector, nos hace más creativos e innovadores a la hora de confeccionar las distintas acciones que han de llevarse a cabo en el mismo.
Un departamento interno está demasiado supeditado a la filosofía de la empresa, por supuesto que es bueno que tengan interiorizados los valores de la empresa, pero para poder innovar y sorprender, la frescura es imprescindible.
Dejando de lado las grandes cuentas, de las que más adelante hablaremos en un post sobre sus tendencias organizativas, vamos a tratar de arrojar cuatro luces sobre porqué organizar y no montar, centrándonos en las pymes, negocios independientes, profesionales…etc.
¿Y dónde radica la diferencia? Montamos un evento para los colegas, para los conocidos que sabemos que van a venir, para nuestros familiares, pero hemos de organizar cuando queremos posicionarnos, captar o ampliar clientes, captar nuevos inversores, inculcar nuestro valores de marca a los trabajadores, presentar un producto…etc.
Organizar es básicamente Redondear, me gusta esa comparación, es darle a todo coherencia y crear una estrategia completa y continua que tenga en cuenta que objetivo tenemos, que esperan los invitados y que resultados deseamos.
Crear una estrategia pasa por definir una imagen que pueda estandarizarse hasta en el más mínimo detalle y que sin duda logrará que los invitados se sumerjan en la marca. Esto hay que llevarlo al extremo, por pequeño que sea el evento. Y digo al extremo porque de todo lo que ideemos seguro que nos dejamos la mitad por el camino, por temas presupuestarios o logísticos, así que pensemos en grande que siempre estamos a tiempo que las circunstancias empequeñezcan nuestras intenciones.
A parte de las acciones que creemos dentro de la estrategia, hemos de tener en cuenta para este redondeo cosas cómo el menú, la decoración, la animación, no seguir las tendencias del momento sino las que sean acordes con los valores que queremos presentar y comunicar.
Eventoplus dice: Las empresas ganarían si se preguntaran más a menudo “¿Qué tienen que pensar, sentir y hacer los asistentes al evento? “ Y nosotros tenemos que ser los que les dirijamos a pensar, sentir y hacer lo que nos hayamos propuesto.
