Es el momento de presentar a nuestro cliente la propuesta del Evento que quiere realizar. Uno de los puntos más importantes a la hora de planificar el Evento, es la localización.
La localización de un espacio acorde y que cumpla las características del evento o actividad de team building que queremos realizar, requiere de una búsqueda exhaustiva y un buen conocimiento de cómo se gestionan los diferentes venues.
Si la gestión del espacio es privada, nos ponemos en contacto con ellos y coordinamos todas las necesidades que requiramos en función de lo que el espacio nos ofrezca. Si la gestión es pública, hay que tener en cuenta una serie de requisitos, trámites y pago de tasas que nos puede condicionar el uso de este. Para ello deberemos recabar información sobre:
- Cómo se organiza la ciudad a nivel administrativo y territorial.
- Tipos de actos en la vía pública que requieran de una autorización previa.
- Organismos implicados y entidades gestoras de las autorizaciones.
- Documentación necesaria que debemos aportar para solicitar la autorización del evento, acto o presentación.
- Antelación con la que se debe presentar la solicitud y plazos de resolución.
Cuando se trata de ocupación de una Playa o Espacio Marítimo. Teniendo en cuenta el punto 1 anteriormente mencionado, ejemplifico con el caso de Catalunya: la gestión debe hacerse presentando una solicitud al “Servei de Gestió del Litoral”. Se puede hacer presencialmente u online a través de un link que nos facilita la misma web de la Generalitat. Para realizar este trámite, es importante tener en cuenta que la solicitud debe presentarse mínimo un mes y medio antes de la realización del evento o actividad. Esto nos supone generalmente un hándicap importante ya que es muy común que el cliente no nos lo confirme con tanta antelación. Encontrar la manera de agilizar el trámite y obtener el permiso de uso o cesión del espacio dependerá de la predisposición del organismo que lo gestiona y por supuesto, de nuestra insistencia y seguimiento constante.
Cuando se trata de un Espacio Patrimonio de la Ciudad, es necesario ver quién gestiona el espacio, generalmente es el mismo ayuntamiento. La mayoría de ellos han habilitado recientemente el trámite online, lo que facilita muchísimo la gestión de la solicitud. Si el espacio en cuestión no es de gestión municipal, sino que dependiera de otro organismo público, el mismo ayuntamiento nos facilita el contacto del organismo al que nos debemos dirigir. El precio estipulado por el cese del espacio dependerá de las horas, días y número de asistentes, así como del uso que le vayamos a dar. Generalmente, al ser espacios y/o edificios históricos o de interés cultural, hay que seguir una serie de normas de uso que deberemos saber y que serán de obligado cumplimiento. También nos notificarán si necesitaremos o no incluir un protocolo de seguridad.
Cada venue, tiene unas características que lo hace único y especial. Es muy recomendable hacer un listado de pros y contras de cada espacio que queremos elegir para nuestro evento y en función de lo que nos encaje más, podamos tomar la decisión más acertada para lograr el éxito de nuestro evento. Que el espacio sea de gestión pública o privada, será un tema más a cuantificar en este listado.
Para finalizar, me gustaría hacer hincapié y recordar que cada ayuntamiento tiene tipificado los actos de ocupación de vía pública, por lo que hay que tener muy en cuenta que ya sea un reparto de flyers, contratar a azafatas para que repartan globos corporativos del evento que organizamos o colocar vinilos en la vía pública a modo de señalización de nuestro acto, hay que tramitar dicha gestión y pagar las tasas estipuladas por el ayuntamiento de la localidad dónde realicemos el evento.
Sònia Ródenas