Hace poco tuvimos la oportunidad de trabajar en el marco de la feria Eurotier, en Hannover, Alemania.
Fuimos a montar un evento, concretamente una cena de gala para los distribuidores de nuestro cliente que acudían a la feria.
Trabajar fuera de casa siempre es un reto, y si encima es en un país diferente, las ocasiones de superarte se multiplican.
Desde buscar el emplazamiento idóneo para el evento y el cliente, hasta preparar la logística, supone tener en cuenta una cantidad de variantes con las que nos jugamos habitualmente.
Empecemos por lo primordial, la búsqueda del lugar para celebrar el acto, comida, experiencia…Está claro que en cada país trabajan de manera diferente y lo que nos parece tan obvio en el nuestro, no lo es en los demás.
Así que la primera regla de oro es no dar nada por hecho o sabido, preguntar, siempre por escrito, hasta ser cansinos y una vez nos han dicho que sí, y tenemos claro que todas las condiciones que buscamos se dan, hacer un listado con las necesidades que hemos pedido y que nos han otorgado y que el establecimiento nos los devuelva firmado.
Otro factor importante es trabajar con proveedores del lugar, primero por respeto al sector y segundo porque siempre aportan conocimientos y te pueden ayudar a buscar otros proveedores de los que no tienes noticia y con los que trabajan. Si un proveedor te recomienda uno con el suele colaborar, seguro que las posibilidades de éxito son mayores, ya que nadie quiere quedar mal y todos sabemos que trabajar con un buen equipo es importantísimo.
En este caso en particular buscamos un fotógrafo de Hannover, Pavel Madueño de Breakphoto, y este nos facilitó muchísimo la búsqueda de otros, nos ayudó a encontrar tiendas donde proveernos de material, a movernos por la ciudad y un largo etcétera que le agradecemos con el alma.
Y os preguntaréis ¿Cómo acertar con los proveedores si ni siquiera tenemos referencias de otros compañeros o trabajos? Pues hoy en día es fácil buscar referencias por internet, investigar trabajos, encontrar opiniones, pero sobre todo nosotros nos fiamos de nuestro feedback con ellos, del tiempo de respuesta y la profesionalidad con la que nos preparan sus ofertas.
Otro tema a tener muy en cuenta es ¡¡la logística!! En este evento en particular, aparte de crear el concepto general, desarrollamos una estrategia comunicativa basada en la imagen de marca que se reflejaba en la ambientación de los espacios y los detalles.
Esto implica conseguir una de estas dos cosas… un camión en el que puedas cargar todo el material necesario para esto y enviarlo de ida y vuelta a Hannover, con el elevado coste que puede suponer y que no siempre entra dentro del presupuesto al que hay que ceñirse, o inventarse la manera de crear algo que puedas “llevarte contigo”.
Después de dar muchas vueltas buscando la manera de encontrar elementos que fueran elegantes, originales, irrompibles, poco pesados, baratos (había que decorar muchas mesas y espacios), que encajaran con el concepto del evento… nos decantamos por un material elemental: el papel, concretamente la cartulina. Realizamos unas figuras troqueladas que se podían meter en una maleta y que sólo había que montarlas in situ.
Elegimos diseños geométricos, por su elegancia y simplicidad que reflejaba a la perfección la idea del acto, que troquelamos en cartulinas con los colores corporativos de la empresa de nuestros clientes, y a las que pudimos dar más de un uso.
Una vez estéis allí, acordaros de pensar en la vuelta del material, ¿lo más fácil? Llevar preparadas cajas con la dirección de envío y dejarlas en el establecimiento donde habéis realizado el acto para que vuestro transportista las pase a buscar, así os aseguráis que vuelve sin problemas y nos dais trabajo al personal del lugar. Hoy en día se puede tramitar la recogida con la misma empresa de transporte sin problema alguno.
Otras cosas a tener en cuenta al trabajar fuera: los horarios de tiendas y establecimientos, como vais a realizar los desplazamientos y llevar los materiales de trabajo, los diferentes tipos de IVA para facturar a los proveedores…
En realidad, son cosas muy obvias pero muchas veces se nos pueden olvidar planearlas de tan simples que son y sobre todo porque en casa no hace falta poner tanta atención.
Sea como sea, trabajar fuera, en una feria, es una experiencia enriquecedora y que vale la pena vivir a plena conciencia, relamiéndose todo lo que se pueda en las costumbres y la idiosincrasia del lugar donde se vaya. Imprescindible dejarse aconsejar por los colaboradores autóctonos, tanto en temas técnicos como en recomendaciones más mundanas como la gastronomía o el ocio 😉
Os dejamos nuestra experiencia en imágenes.
