Cuando organizamos un evento es muy importante pensar en todos los detalles. Debemos empezar por dar la importancia que se merece a la invitación, si está bien elaborada y enviada en el momento oportuno, nos garantiza que el invitado esté presente en el evento.
La invitación, aunque será entregada con mucha antelación, debe formar parte del evento de forma activa y ser facilmente asociada con él por los invitados. A parte de contener la información básica, como la fecha, el lugar y el horario, es recomendable que vaya acorde con el estilo del evento (formal o informal), la temática y los colores.
Para un evento formal y elegante la mejor opción es una carta escrita a mano y personalizada para cada invitado. Si se opta por una impresa, que sea diseñada de una forma bonita y dentro de un sobre con nombre y apellido de cada asistente.
El papel no pasa de moda... y en determinadas ocasiones es más que necesáreo si quieres destacar y conseguir llamar la atención,
Para eventos menos formales o informales en los tiempos de digilitación que corren es muy popular enviar las invitaciones por e-mail o crear una página donde los participantes se puedan apuntar. Muchas veces así nos aseguramos que añaden el evento al calendario digital y no se olvidarán de reservar la fecha. Además usando un sistema de mailing obtendremos la información si el e-mail ha llegado al destinatario y si lo ha leído.
Otro tema importante es cuándo enviar la invitación… Y aquí no hay ninguna fecha establecida. Hay que procurar de no precipitarse demasiado para que los invitados no se olviden con el paso del tiempo del evento. Pero tampoco hay que dejarlo para el último momento para evitar que ya tengan hechos otros planes y no puedan asistir. Nuestra recomendación es enviar un Save the Date bastante pronto para así avisar de que algo va a pasar en la fecha escogida y más adelante presentar una invitación oficial con todos los detalles.
También es muy importante el seguimiento, la semana del evento hay que hacer varias pequeñas incursiones moderadas, intentando ser creativos, donde rccordemos el evento.
Y ahora os contamos algunas ideas de invitaciones que se nos han ocurrido para que los invitados asocien la invitación con el evento y para que no pase desapercebida:
➪Invitación con juego – se puede incluir algún tipo de acertijo para que los invitados averigüen por si solos algún detalle del evento. Otra opción, más extendida, podría ser organizar un juego de larga duración (por ejemplo cada mes enviar un enigma para resolver y obtener cada vez más información), sin olvidarnos de dar toda la info después del último juego 😉 Se puede optar por otorgar un pequeño premio a los que lo han resuelto todo.
➪Invitación con obsequio – junto con la invitación obsequiar a los participantes un detalle. En nuestra opinión el detalle debería ser algo muy relacionado con el evento y hasta podría formar parte de él, es decir, ser una pieza que se usará durante el evento. Hay que tener en cuenta que no todos los invitados se acordarán de llevarlo consigo, así que tendría que ser algo prescindible o deberíamos estar preparados para darselo otra vez en el evento. Por otro lado podría ser algo comestible o para beber relacionado con la zona o la temática del evento.
➪Invitación con suspense – igual es mucho decir “con suspense” pero se trata de una invitación que anuncie algún extra en el evento sin decir del todo lo que será (por ejemplo: va a haber una actuación de, digamos The Rolling Stones – ya nos gustaría… – anunciado en la invitación como “…y no te pierdas el final de la fiesta cuando desde el escenario nos animarán las Rocas Rodantes. ¡Si, si! ¡Es justo lo que has pensado!”).
➪Invitación digital – puede ser tanto adjunta a un e-mail o en forma de una videotarjeta (aquí el coste sube considerablemente pero impresiona mucho más). Si es en forma de flyer se pueden encargar a un diseñador o para bajar el coste usar algún programa gratis de diseño (los hay online y de hecho tienen plantillas muy bonitas). Puede ser un gif o un vídeo corto, o no tan corto, gracioso, serio, elegante; todo depende de la forma del evento y del mensaje que quiere transmitir la empresa organizadora.
En fin, marece la pena dedicar tiempo para crear una invitación bonita y original de la cual los invitados se acuerden. Pero lo más importante es que cada invitado que reciba la invitación se sienta especial y privilegiado por haber sido invitado al evento.