En el mundo de los eventos y team building a veces es difícil saber exactamente que incluye el precio y, aunque se desglose en detalle el coste, hay partidas que son complicadas de explicar.
Por ejemplo, el concepto de diseñar la actividad suena más bien a poco trabajo pero para nada es así. Para solamente diseñar un team building hay que: tener una idea, darle forma, explicarla a los compañeros y proveedores, ponerle precio recopilando todas las partidas (proveedores, materiales, branding, espacios, catering…), crear una descripción que se entienda y una página web para presentarla y por fin difundirla para conseguir venderla. Son horas de trabajo de un equipo entero 🙂
¿Qué incluye el precio de un evento presencial?
Cuando se contrata un evento está claro por qué partidas se paga: el alquiler del espacio, la organización y la realización, el personal, el catering, y otros servicios, como equipo de sonido, un presentador o grupo de música, decoración…
Dentro del precio de los servicios contratados hay partidas que permiten realizarlos pero que no se desglosan directamente, por ejemplo si se paga un menú de cena de empresa, no se paga solamente la comida, también el servicio de camareros, el cocinero, el lavado de los platos y cubiertos, la tintorería, la luz, etc.
Cuando se contrata un evento presencial es mucho más fácil ver por lo que se paga, está todo tangible, hay personas trabajando que están físicamente presentes preparando y realizándolo todo.
¿Y qué pasa en los eventos virtuales?
En eventos híbridos, los que se realizan en un sitio físico y son transmitidos a través de internet en vivo, por lo menos hay que alquilar un espacio y un equipo de grabación. Esto se ve y tiene un coste.
¿Y los eventos online?
Si todo se realiza por internet y cada uno está en su casa – ¿qué coste puede tener?
Una videoconferencia por zoom de 40 minutos – coste cero. Es básico y fácil y está todo disponible gratis en la red.
En el caso de organizar un evento o un team building virtual ya el coste sube porque necesita más trabajo: diseñar la actividad, crear una página corporativa, conseguir licencias del programa de videoconferencias (para poder realizar un encuentro de mayor duración y con más participantes es necesario pagar una cuenta premium), contactar con todos los invitados y dinamizar el evento.
Obviamente se pueden contratar más servicios, como por ejemplo una empresa de audiovisuales, envío de materiales físicos a los domicilios de los participantes, personalizar el juego y los materiales, enviar el catering a cada uno, etc. También hay diferencia si la actividad se graba anteriormente y se reproduce durante el evento o se realiza por el presentador en vivo.
Todo esto hay que tenerlo en cuenta y ser consciente que, aunque se realice un evento completamente online, tiene su coste, porque necesita preparación y realización por parte de la empresa organizadora.