Después de muchas lecturas y tomas de contacto con la realidad que nos espera, ya pronto, creo que ya estoy en disposición profesional de poder dejaros unos tips de las premisas que tendremos que tener en cuenta para volver a juntarnos y disfrutar en y con la presencia de los demás.
Fijaros que no utilizo la palabra ”contacto” je, je, eso ya lo dejo al libre albedrío de cada uno , de momento con poder hacer reuniones presenciales creo que ¡¡Vamos bien!!
Bajo mi punto de vista ya es posible reunirse, además de necesario, siempre que lo tengamos bien planificado y haciendo el esfuerzo de adaptarnos todos a la situación .
La planificación de una reunión o evento a partir de ahora, tiene tres fases súper importantes bajo las que hay que trabajar sí o sí.
A Comunicación Activa
B Adaptabilidad de espacios
C Gestión de tiempos
La fase de Comunicación pasa por dejar claro de forma concisa y persistente las medidas preventivas para disminuir la transmisión del virus antes del evento, durante y después.
Debemos de hacer llegar el mensaje a través de todas las vías de comunicación posible, algunos ejemplos, podrían ser: Poner anuncios en todos los mails que se envíen a los participantes y asistentes, hacer uso de soportes más impactantes como la gamificación o los audiovisuales, poner carteles atrayentes en las zonas comunes de paso y espacios donde haremos la reunión, tomar medidas, y comunicar con claridad, la toma y uso de datos de todos los participantes para la posible necesidad de rastreo, realización de test después del evento sobre la percepción de seguridad que han tenido… etc.
También es importante pensar en retrasmitir en directo (streaming) la reunión o evento para que nadie se quede sin asistir así evitamos que se presenten personas muy interesadas pero con algún síntoma.
La importancia radica en ser activamente comunicativo con las medidas que tomaremos en el evento y hacer lo posible para integrarlas antes, durante y después.
Fase Adaptabilidad de espacios.
En esta fase todos sabemos que tenemos que hacer porque no paramos de escucharlo por todas partes, pero ahora hemos de llevarlo a la realidad y preocuparnos de que realmente se haga y no quede en meras medidas preventivas escuchadas.
Debemos estudiar bien las localizaciones que elijamos y tener en cuenta de escogerlas más amplias y frescas que antes.
Controlar entradas y salidas, es importante, poder realizar pasillos de direcciones únicas y tener espacios de espera.
Dejar espacio suficiente entre los asistentes, mínimo de 1.5m, sentarlos utilizando las técnica de zigzag, sobre todo si los asistentes son de emplazamientos diferentes (es decir que no se ven y tratan habitualmente), realizar ventilaciones cruzadas de 10/30, no utilizar materiales que se deban compartir; cuadernos, punteros, mandos, bolis… Hacer uso de mascarillas en espacios de paso y de contacto (entradas y salidas, pasillos, siempre que haya posibilidades de tener contacto) y cuando estemos sentados si no tenemos ese 1.5m o 2m de distancia.
También es importante tener el máximo de tiempo a los asistentes sentados y evitar momentos en los que se acumule gente como por ejemplo: coffee breaks, aperitivos… hay que optar por formatos de catering individualizados como lunchsbox.
En la tercera fase, gestión de tiempos, tenemos que trabajar codo con codo y duro con los anfitriones de la reunión, con los organizadores y planificadores de la agenda, ya que es aquí cuando hemos de hacer el trabajo de recorte.
Deberíamos de hacer lo posible para que las reuniones no duren más de una hora, ya que haciendo eso se reduce considerablemente el riesgo de contagio y transmisión.
A lo mejor, deberíamos plantearnos más eventos, más breves y con grupos reducción, hacer réplicas bien estudiadas porque aunque la solución parece fácil, debemos tener en cuenta factores como la pérdida de impacto, el aumento de gastos y el desgaste de recursos humanos.
Ahí entramos nosotros y nuestra responsabilidad de salvar todas estas barreras y encontrar soluciones.
Esperamos que nuestros tips arrojen algo de luz sobre como volver a reunirnos y os animen a seguir hacia delante entre todos.
Porque aunque me resista a utilizar en este artículo la palabra “contacto” la verdad es que estoy deseando que podamos tenerlo pronto, que vuelvan los saludos exagerados y los besos 😊
