A lo largo de estos años nos hemos dado cuenta de que existe un mismo patrón de respuesta en la mayoría de clientes que necesitan servicios de comunicación y eventos. Es la opinión consensuada de muchas de las agencias y empresas que figuran en este mismo escenario. Cuando los clientes acuden a nosotros, una vez reciben la propuesta creativa y, en este caso una estimación de los precios de logística, vemos en sus rostros una disconformidad y sospecha que nace de la concepción de que “todo es muy caro”.
¿Por qué sucede esto?
Vamos a enfocar nuestra explicación desde la perspectiva de los eventos para que tengáis una idea de lo que hay detrás de un proceso de comunicación de este tipo. Obviamente dependerá de las dimensiones y presupuesto del cliente, pero sí que es cierto que trabajamos bajo un mismo orden canónico que se aplica en cada encuentro con la empresa de destino; Investigación, Acción, Comunicación y Evaluación.
Investigación: una vez nos hemos reunido con el cliente, hemos detectado sus necesidades y hemos recogido la información necesaria (lo que conocemos como briefing) nos disponemos a investigar sobre la empresa para empaparnos de su identidad corprorativa y para que todos y cada uno de los elementos presentes en el evento comuniquen su personalidad. Con el diagnóstico y la información pertinentes sobre la mesa, reunimos al equipo para elaborar un brainstorming; proceso en el que los rotuladores, pizarras y grandes cartulinas acumulan ideas y conceptos que, tras horas y horas pensando y descartando, acaban engranando para dar lugar a la propuesta creativa. La primera fase aún no termina, sino que una vez la propuesta empieza a tomar forma toca contactar con proveedores; a veces son 10, otras 15, otras 20… Con diferentes precios y prestaciones que de una forma u otra tienen que encajar en un presupuesto y, a su vez, contribuir en la producción sin debilitar la calidad del evento.
La realización de esta primera fase puede durar desde 3 a 8 horas que no generan activos porque, al fin y al cabo, el cliente al recibir su propuesta puede decidir claramente que no es el momento, que no le convence o que es demasiado caro. ¿Cuál es el problema? Las propuestas creativas no son reciclables porque desde el momento en que se crean llevan el nombre y la personalidad de la empresa en cuestión. Sí que es cierto que adquirimos experiencia, nuevos proveedores y expandimos nuestras Base de Datos para otras ocasiones, pero estamos hablando de un coste de oportunidad que en algunos casos puede llegar a ser negativo.
Acción: hemos recibido un ‘sí´. Lo que viene a continuación es pura planificación, organización y reorganización; aquellos detalles que a ojos del cliente no quedaron muy claros se mejoran, se incorporan nuevos conceptos y empezamos a contactar con los proveedores seleccionados en la primera fase para cerrar precios y calendario (preparación y transporte del material, portes, recogida…) las mismas variables para diferentes proveedores con diferentes disponibilidades, productos en stock y condiciones de servicio y pago.
Mientras las fechas van encajando en el calendario, al equipo de Everama le corresponde, además de coordinar el proceso y todas sus variables, idear los diseños y llevarlos a producción, seguir pensando en mejoras y detalles y, además, solucionar imprevistos y desajustes; proveedores difíciles de localizar, cambios de última hora, stocks sin existencias… Un gran añadido a las horas de trabajo y un gran desafío en cuanto a organización.
Comunicación: llega el momento de poner en marcha todas las acciones previstas para el gran día. Desde primera hora, se comprueba que todos los materiales llegan justo a la hora prevista en el lugar indicado. Empieza el montaje; encuentro con proveedores, carga, descarga, comprobación del sonido e iluminación, distribución del espacio, incorporación de detalles o elementos corporativos y un largo etcétera. Una vez el espacio queda exactamente tal y como nos lo habíamos imaginado, las labores de supervisión se inician hasta que los asistentes salen por la puerta. En este momento del proceso también pueden surgir imprevistos y algunos de ellos podrían llegar a comprometer seriamente el evento. Es por ello que desde la agencia siempre se recomienda incluir con un colchón económico destinado a imprevistos que, como es obvio, se entrega íntegramente en el caso afortunado de prescindir de él. Cuando el espacio queda totalmente despejado, nuestra labor consiste en comprobar que todos los materiales y equipos empleados funcionan correctamente y nos disponemos a despejar el espacio.
Evaluación: última fase pero no menos importante. A través de los comentarios del cliente o sus invitados podemos tener una primera noción de cómo ha sido el evento y si los resultados se han conseguido. No obstante, mantenemos una comunicación mucho más explícita para tratar de medir si todas y cada una de las acciones acabaron divergiendo con los objetivos. En esta misma fase, elaboramos todo tipo de detalles para que los días posteriores al evento los asistentes reciban nueva información e incluso detalles a modo de recordatorio y agradecimiento por su asistencia.
Cuantificar todas las horas invertidas en un evento es algo muy difícil de hacer, pues ya decíamos que todo depende de las características del cliente y sus necesidades. No obstante, en casi todos los casos se trata de procedimientos muy laboriosos y precisos donde el margen de error muchas veces no tiene cabida. Cada agencia tiene sus propios sistemas de retribución pero, al final, lo que importa es que todas las partes implicadas en el proceso estén conformes con los precios establecidos.
Al fin y al cabo, un evento es la cosificación de una idea que al principio no era buena y 4 horas después era perfecta. Esperamos que después de este post nuestros futuros clientes acudan a nosotros sabiendo que, sea cual sea el precio final, será el justo y necesario para que el evento sea todo un éxito.
Artículo de Lydia Romero, Licenciada en Relaciones Públicas y Publicidad