Porque para que vamos a engañarnos… no siempre todo sale perfecto, siempre tiene que haber en nuestro portfolio interno algún que otro fracaso. Pero esos son los mejores porque te ponen las pilas, te activan, te cabrean y te motivan en trabajar para que no vuelvan a repetirse, al menos los errores que se cometieron la primera vez, porque de otros siempre hay, a quien le salga perfecto un evento, ¡que tire la primera piedra!
Os vamos a contar como un evento que llevábamos trabajando durante más de medio año, se vino “al traste”. La conclusión os la damos antes de los detalles: salió no bien del todo por no defender nuestro criterio por encima del de los clientes.
Siempre hay un evento que no es exitoso o que fracasa, pero eso no significa que nos tengamos que hundir, al contrario, estos son los casos en los que aprendemos más. Considéralos un Máster.
El evento era para 300 personas que venían de fuera de la península.
Querían una actividad para llevar a cabo entre todos, competitiva, divertida, participativa y que les ofreciera una visión global de la ciudad, que la mayoría visitaba por primera vez.
Primer fallo: los intermediarios, no ellos concretamente, sino el no exigir una vía directa. Es de todos sabido que cuantos más intermediarios hay más información se pierde o se tergiversa por el camino. Además, siendo prácticos, el precio va subiendo peldaños según se multiplican los intermediarios, por lo que tú das un servicio por un valor X, el cliente final recibe un valor XL, obviamente espera un resultado XXL.
A la hora de confeccionar la actividad teníamos un reto importante: Las premisas a seguir eran difíciles… tenían que ver la ciudad de cabo a rabo, no podrían encontrarse durante el recorrido, tenían que ser cosas muy sencillas que no les hicieran pensar, no podían ser pruebas culturales (mientras escribo esto me tapo la boca), debía hacerse en una hora y media, todo el personal tenía que saber hablar el idioma de los participantes y lo mejor de todo…. En el mes de agosto a las 15.00h de la tarde.
Diseñamos una actividad basada en nuestro folclore, con la intención de darle un valor añadido tanto a la actividad como a los participantes, ya que de una manera divertida y didáctica se llevaban algunos conocimientos extras de la ciudad.
La logística de la actividad fue más que complicada; dividir el grupo en grupos y buscar la manera que cada grupo viera la ciudad de norte a sur sin encontrarse con los otros grupos hasta el final. Esto llevó a la casi imposible tarea de buscar más de 20 monitores bilingües, recordemos que hablamos del mes de agosto.
Os diremos que antes de presentar esta actividad presentamos otras propuestas que según nuestro criterio eran más acordes con el mes y la hora. He ahí otro fallo: no saber convencer al intermediario y este a su vez al otro, y ese otro a su vez al cliente final, de las inconveniencias de realizar una actividad como la que querían con nuestra climatología.
Esto nos llevó a tener que preparar varios puntos de primeros auxilios, tener en cuenta las posibles faltas de deshidratación, a tener que buscar un servicio de transporte para las bajas…
Cuando comienzas a sumar todas estas necesidades el cliente se echa las manos a la cabeza, y lo primero que te dice es que no hace falta… pero… ¿Qué opináis?
Tres fueron las personas que dejaron el juego, y numerosos grupos ni lo empezaron.
Otra cosa que podíamos a ver tenido en cuenta era la comida de la que venían, un súper lunch especial para ellos… sí, claro, eso no está en nuestra mano, os diréis, pero sí podíamos haber sugerido que, si querían hacer una actividad de este tipo, controlaran la hora de la comida, seguro no nos hubieran hecho caso, pero nuestro trabajo pasa por tener en cuenta todos los factores.
Como os íbamos contando, muchos grupos no salieron. Los numerosos autobuses que traían a los participantes hicieron el desembarco más de treinta minutos tarde, con lo que nuestro tiempo quedaba reducido a una hora (el cliente no quería ampliarlo, iban a toque de corneta). Obvio que la solución pasaba por correr como locos o pasar de todo… seguro que adivináis la opción elegida. Y es que Tarragona tiene unas terracitas y unas cervecitas frías que a esa hora apetecen mucho.
Hay que remarcar y remarcar, vía teléfono, mail o por carta, nuestras condiciones a la hora de trabajar, garantizamos el éxito si se siguen unas pautas, incluso si pasamos a un plan B, pero si no…. Eso sí, no es excusa, porque al cliente le tiene que quedar claro NO, clarinete que las cosas son así.
El final fue el caos… personalmente tengo la imagen de nuestro pobre conductor del evento, con el altavoz colgado y haciendo aspavientos con los brazos para que alguien le hiciera caso… puesto que las organizadoras del grupo (dígase los intermediarios directos) decidieron, justo en el momento que necesitábamos más organización, entrábamos en un emplazamiento único, tomar cartas en el asunto y hacer entrar a todos como si de una estampida se tratara. Todo un poema.
¿Podríamos decir que salvamos la situación? Eso depende del nivel de exigencia de cada uno… pero un “trágame tierra” nos hubiera ido muy bien sobre todo al final del evento.
Con la perspectiva se ve todo mejor… bueno… tampoco ha mejorado mucho la vista a cinco meses, pero sí os podemos decir que hemos aprendido mucho, no, muchísimo de esta experiencia.
No vamos a decir que no volverá a pasarnos, pero sí que pondremos todos los medios a nuestro alcance para que no pase. Ahora sabemos que postura debemos adoptar ante situaciones como esta.
Por supuesto hay que decir que la actividad es una pasada, justo lo que buscaba el cliente, divertida y emocionante, y que si hubieran querido hubieran conocido toda la ciudad.
Pero eso tenéis que probarlo vosotros con nosotros algún día, a poder ser, que no sea agosto, por favor.