Así es: aunque cueste creerlo. Puede ser que tengamos en mente organizar un evento y, como es normal, que nos preocupe la suma que tengamos que destinar para realizarlo. Si se trata de un evento de dimensiones domables, es posible que nos asalte el siguiente pensamiento: “¿y por qué no lo hago yo? No debe ser tan difícil”. A partir de aquí nos aventuramos a contactar con los proveedores, recolectar presupuestos y reclutar a cuantos más conocidos mejor para que todo quede exactamente como queremos. Todo por ahorrarnos los honorarios de una agencia de organización de eventos que seguramente, pensamos, será lo que más dinero nos cueste del evento.

Contratar una empresa de eventos es sinónimo de oportunidad de ahorro

La complejidad de un evento se mide a partir de diferentes factores como podrían ser el número de invitados, la localización, la duración o la temática, entre muchos otros más. No obstante, que un evento sea de dimensiones pequeñas o medianas no significa que por realizarlo nosotros podamos regatear algunos costes que la agencia de eventos nos planteará. Lo que podemos ahorrarnos en cuanto a honorarios, fácilmente podemos derrocharlo en detalles de los que no nos demos cuenta o que incluso no sean necesarios. En Everama muchas veces hemos sido la última opción de muchos clientes que, en un principio, intentaron ingeniárselas solos pidiendo presupuestos en diferentes sitios y que, cansados de llamar a tantas puertas sin cumplir sus expectativas económicas, terminaron acudiendo a nuestra empresa. ¡Te sorprendería conocer la de cifras desorbitadas que nos han llegado a confesar!

Llegados a este punto del artículo, queremos hacer énfasis en que este escenario es completamente normal para cualquier persona que no esté habituada a organizar eventos. Por ello, a través de este artículo pretendemos desbancar la concepción errónea de que las empresas de eventos son costosas, y ofrecemos tres sencillas razones ayudarán a comprender por qué contratar una empresa de eventos puede ayudarnos a ahorrar ciertos costes.

  • Tenemos experiencia: hemos aprendido de los errores para que tú no los tengas

empresa de eventosSi algo podemos afirmar a estas alturas de nuestro recorrido empresarial es que ningún evento es igual y, esta singularidad, a los organizadores nos proporciona una experiencia acumulativa que nos permite esquivar errores y actuar de forma pro-activa frente a cualquier tipo de situación. Como parte de nuestro trabajo, hemos trabajado con muchos tipos de acompañamiento musical, iluminación, equipos de fotografía y vídeo, grupos de performance, cáterings, empresas de mobiliario y decoración, empresas de transporte de material, y un largo etcétera. Por tanto, sabemos con mucha más certeza el producto que mejor encaja en la atmósfera del evento, reduciendo automáticamente el margen de error y cualquier posibilidad de tirar el dinero.

  • Comunicación bidireccional: ¿vamos bien encaminados?

organización eventos empresarialesMantener una comunicación fluida y bidireccional con los clientes no es algo que toda empresa tenga inculcado. En Everama somos muy conscientes de lo importante que es conocer en todo momento lo que opina el cliente sobre cada etapa del desarrollo del proyecto. De esta forma, evitamos sorpresas inesperadas que hagan que el dinero se invierta en lo equivocado. Cada nuevo paso al frente que realizamos es comunicado a nuestros clientes mediante una reunión presencial, telefónica o telemática. Tras el feedback inmediato que recibimos, ya tenemos información suficiente para saber si debemos continuar por el camino escogido o si conviene buscar nuevas alternativas que se ajusten con mayor exactitud a lo habíamos planeado para el evento.

  • Conocemos a los proveedores y sabemos con quién debemos trabajar

Pedir presupuestos a ciegas se convierte en un procedimiento laborioso, estresante y difícil de gestionar y eso es algo que podemos afirmar con total seguridad. No hemos nacido enseñados en Everama y, por tanto, ya hemos pasado muchas veces por ello. La parte positiva de este proceso es que, finalmente, hemos podido confeccionar una amplia base de datos de proveedores clasificados con información tan importante como el precio, los costes de transporte, el tipo de producto, los datos de contacto, etcétera. Además, en dicha base de datos solo quedan aquellos proveedores con los que mantuvimos una relación laboral fructífera y productiva, lo que nos permite delegar funciones con mucha más seguridad y fiabilidad. Algo fundamental para ahorrarnos contratiempos de última hora, subidas de presupuesto inesperadas o productos que no se ajustan a lo que pensábamos.

Siempre nos ha gustado comparar la organización de eventos con un gran puzzle que debe realizarse con mucha cautela y determinación. Son muchas las personas y empresas implicadas en el desarrollo de un evento, todas ellas con distintos stocks, condiciones y formas de negociar y de trabajar. Tanto si necesitas asesoramiento en eventos como si prefieres delegar, puedes contar con nosotros. ¡Déjanos ayudarte!