Un factor de éxito a la hora de llevar a cabo la ejecución de un evento es trabajar codo con codo con buenos profesionales.  

Para ello, la búsqueda de proveedores es fundamental. Queremos encontrar un proveedor que nos de lo que quiere el cliente, al mejor precio y con la máxima garantía de calidad. Este proceso parece muy simple, pero rara vez se encuentra con el proveedor ideal a la primera.

¿Quién será para nosotros el proveedor ideal?
Partiendo de la base que el evento es un producto intangible y que la experiencia vivencial de los asistentes es lo que nos garantiza el éxito del evento, debemos ser muy meticulosos a la hora de escoger a nuestros proveedores. Hay una serie de aspectos a tener en cuenta. Entre otros, yo destacaría:

  • Capacidad de respuesta y nivel de atención al cliente.
  • Grado de especialización y experiencia.
  • Historial de clientes satisfechos y casos de éxitos.
  • Imagen, valores y filosofía de empresa sean muy similares a la nuestra.

Para esto es muy interesante tejer una buena red de proveedores de confianza, profesionales con los que tengamos la seguridad que serán resolutivos ante cualquier imprevisto que pueda surgir.

Una vez identificados nuestros proveedores, vemos que se nos hace indispensable disponer de una buena base de datos de proveedores. Para la realización de la misma, hay una tarea importante de investigación y contacto con proveedores que nos ofrezcan lo que buscamos para nuestro cliente. Tener la base datos actualizada con los productos o servicios que nos ofrezcan, nos ayudará mucho a agilizar cualquier proceso y tendremos la certeza que podemos delegar en ellos con total seguridad y fiabilidad.

Hay ocasiones en las que no sólo el precio hará decantarnos por un proveedor u otro, si no que tener unas condiciones de pago flexible será decisivo.  Negociar con los proveedores las condiciones de aceptación y pagos será un punto que deberemos considerar. Él éxito de la negociación también dependerá de la relación que establezcamos.

Relación Proveedor – Cliente
En la organización y gestión de cualquier evento, la comunicación con los proveedores debe ser muy fluida y flexible. Tener siempre el mismo interlocutor y mantener con él una buena relación profesional ayuda a que nuestra capacidad de respuesta sea lo más inmediata y eficaz posible.

Sistemas de gestión hay muchos en el mercado y es fácil adoptar el que mejor encaje con nuestra manera de llevar la empresa.  En este post he querido hacer hincapié en “tips” que nos faciliten el trato con los proveedores porque el mundo de los eventos es una carrera de obstáculos que culmina con el día “D”. Este día acostumbra a ser un momento donde los nervios y los imprevistos nos pueden dar más de un dolor de cabeza. Si queremos tener una buena capacidad resolutiva, trabajar con proveedores que te lo pongan fácil, nos allana mucho el trabajo y nos garantiza el éxito definitivo.

Sonia Ródenas