Vivimos en un lugar privilegiado: al lado del Mar Mediterráneo. Tenemos playa, mar y buen tiempo y hay que pensar cómo se puede aprovechar tanta maravilla. En Everama optamos por organizar eventos al aire libre, por ejemplo en la playa.

¿Por qué?

Primero porque creemos que estar en la naturaleza nos aporta energía y alegría. Ah, ¡y el sol la vitamina D! Además, al contrario de un espacio cerrado, nos quita límites físicos, hay aire fresco, sonidos de la naturaleza (si no ponemos música) y un ambiente relajado.

¿Qué tipo de evento se puede hacer en la playa?

Al decidirse por organizar un evento en la playa hay que tener en cuenta que no todos los tipos de eventos se pueden ajustar a este formato. Un team building, un día en família, un cóctel o una clase de relajación, yoga, son una propuestas perfectas. Los eventos en la playa deberían ser aquellos que tengan como objetivo alejar los pensamientos de los asistentes de su trabajo diario y ayudarles a pasar tiempo de relax y calidad con sus compañeros.

¿Qué pasos hay que seguir?

  • Permisos

Primero de todo, cuando ya se sabe que tipo de evento será y cuánta gente va a participar en el, hay que pedir permisos al Ayuntamiento del sitio escogido y a la Generalitat de Cataluña y pagar las tasas correspondientes. Hay que recordar que es necesario presentar planos de ocupación.

El día del evento la policía marcará la zona del evento.

En caso de eventos numerosos y con la intención de que los participantes se puedan bañar en el mar hacen falta socorristas.

  • Catering

Dependiendo del evento se puede optar solamente por un pica pica con aceitunas y queso o contratar un catering más variado. Hay que tener en cuenta que los participantes, normalmente, no tendrán mesas con asientos asignados, así que es mejor optar por porciones pequeñas servidas en una brocheta, un plato o cuenco, que no necesite el uso de cubiertos.

Estando en la playa apetece mucho marisco y pescado pero hay que recordar que puede haber personas alérgicas o veganas y tener preparado un menu alternativo para ellas (¡también se puede pedir esta información a la empresa en la fase de preparación del evento!).

Desde Everama recomendamos usar menaje ecológico que, además, va acorde con el lugar del evento.

  • Ambientación

Como siempre, la ambientación depende mucho del tipo del evento, pero en la playa quedan bien las conchas, madera, cuerdas, azul, blanco y velas. Es muy buena idea apostar por adornos naturales, sostenibles que creen un ambiente chillout y no cansen la vista. También es importante que haya detalles relacionados con la empresa (logo, marca, colores) para hacer un evento corporativo (más información sobre cómo organizar un evento corporativo aquí).

  • Música

En un lugar en plena naturaleza muchas veces no hace falta ningún tipo de banda sonora – ya tiene el sonido de las olas, viento, pájaros… Pero sí se puede optar por añadir algo más personalizado y también depende del tipo del evento (más sobre este tema aquí).

También se puede dar el caso de querer organizar un concierto en vivo o un festival de música en la playa. Hay que tener en cuenta el nivel de decibelios permitido, consultarlo con antelación con el Ayunatmiento y la Generalitat y durante el evento no pasarse con el volumen (¡recordemos que estamos en el habitat de muchas especies de animales!)

  • Vestimenta

Aunque pueda parecer buena idea incluir un factor sorpresa a los asistentes y llevarlos sin avisar al evento en la playa, es mejor optar por aviso previo. Los participantes deberían poder ajustar su ropa y zapatos para estar en la arena, tener gafas solares y cremas, y más si el evento será asistido también por niños.

Si es un evento al atardecer y se pretende que tenga un aire más sofisticado hay que avisar a los participantes con antelación e incluir en la información previa al evento el código de etiqueta.

  • Deshechos

Lo óptimo y muy recomendable es producir la menor cantidad de basura posible. Es necesario hablar con la empresa de catering sobre la posibilidad de usar menaje compostable o, por lo menos, evitar plásticos de un sólo uso. Poner cubos de basura de reciclaje y recordar a los asistentes que hagan buen uso de ellos.

  • Plan B

El último punto de la lista pero igual de importante en el proceso de preparación de un evento al aire libre es el plan B. Lluvia, viento, caída de temperaturas y otros imprevistos que pueden fastidiar el evento en el último momento si no tenemos el plan B.

Hay que tener todo preparado por si pasa algo inesperado: carpas o una sala en un hotel cercano pueden salvar el evento y no desperdiciar la confianza que ha puesto el cliente en nuestra empresa.

 

Un evento en la playa bien elaborado y llevado a cabo con éxito garantiza a los participantes recuerdos agradables que seguramente guarden en la memoria durante muchos años. Son como pequeñas vacaciones que todos necesitamos de vez en cuando pero con los compañeros de trabajo. Seguro que durante las pausas de café del invierno volverán más de una vez a comentar de lo bien que lo pasaron.