Si estamos pensando en nutrir nuestra comunicación con un evento y no sabemos a qué agencia de eventos dirigirnos, en el siguiente artículo desvelaremos unas pautas para que nuestra decisión sea lo más acertada posible. Que no cunda el pánico cuando las diferentes empresas candidatas nos ofrezcan su cartera de servicios,  a continuación veremos que hay una serie de cosas en las que nos podemos fijar para obtener un producto que se ajuste lo máximo posible a nuestras necesidades.

¿Cómo dar con la adecuada?

El método boca oreja nunca falla… los clientes son los mejores prescriptores, son los que nos prueban y sufren las consecuencias de nuestras decisiones. Pero el pragmatismo también impera, y buscar en internet es un método efectivo para comprobar el bagaje de los pretendientes.
Si sabéis exactamente que tipo de evento necesitáis las webs y las redes sociales de las agencias son un buen escaparate para ver si la agencia ha realizado acciones similares a la que buscas.
La mayoría de webs que mirarás tienen espacios reservados a los clientes con los que trabajan, no es que la importancia radique en magnitud de la empresa que contrata, pero sí es bueno ver si tienen algo que ver que con la tuya: línea, filosofía, life-style , etc.

¿Todas las empresas de eventos ofrecen los mismos servicios?

La verdad es que no. Cada agencia de eventos posee unos atributos singulares que hacen que se diferencie de las demás. En algunas empresas, incluso, podemos toparnos con productos especializados que pueden venirnos como anillo al dedo si lo que buscamos es, por ejemplo, realizar algo innovador.
Encontrar qué tipo de servicios ofrece una empresa de eventos es muy fácil; de hecho, basta con seguirles la pista en las redes sociales o en ojear su página web. Si por un casual no encontráramos lo que estamos buscando, lo ideal siempre es picar a la puerta y pedir sin miedo, un súper briefing es muy importante para que acertemos. Por nuestra parte,  no vale decir “no” tan rápido.

Algunos de los servicios con los que podemos toparnos en las agencias de eventos están dirigidos al teambuilding, eventos de deportivos, eventos institucionales, presentaciones de productos,  exposiciones en ferias, servicios de wedding planning y un largo etcétera.

Entonces, ¿en qué fijarme al elegir una agencia de eventos?

Primero que todo, tenemos que tener muy claro qué es lo que pretendemos conseguir con el evento que vamos a realizar. No es lo mismo contratar una empresa de eventos para organizar una conmemoración de empresa  o la presentación de una marca que contratarla para organizar una boda. En función del servicio que necesitemos, de entrada habrá entidades que podremos descartar o que quizás nos convendrían menos.

Una vez tengamos claro qué es lo que necesitamos, las preguntas que debemos hacernos son las siguientes: ¿a qué agencias de eventos podemos dirigirnos, qué productos tienen y cuál es su grado de disposición? En otras palabras, deberemos buscar unas cuantas empresas, conocer sus productos, su forma de trabajar y contactar con ellas para descubrir cuál es su característica diferencial. Si no tuvieran lo que buscamos, conviene intentar averiguar si podrían hacer algo para amoldar sus productos a nuestras peticiones.

Valoremos también los valores añadidos que nos ofrece la agencia. La experiencia es un grado que otorga al cliente buenas prestaciones, sólo el hecho de trabajar recurrentemente con una amplia y conocida base de proveedores puede darnos precios muy competitivos.
Otro valor es la entrega llave en mano, que la agencia se haga cargo de todo, desde el primer momento hasta el plan de acción post evento. Delegar responsabilidades con garantía,  es oxígeno puro, lo sabemos!

Lo ideal será siempre contar con empresas dispuestas a flexibilizar sus estándares; pues esto aporta experiencia a dicha empresa y, a su vez, satisface las necesidades del cliente. No tengamos miedo a negociar, a hablar de lo que nos gustaría o nos haría ilusión en el evento, pues las agencias de eventos estamos para organizar y reorganizar las veces que sea necesario. Al final, lo importante es que todo salga a pedir de boca.