La localización o espacio del evento, es uno de los factores primordiales para el éxito o fracaso del mismo.
Ya sea por comodidad para los asistentes como por el significado conceptual de la acción, hay que elegir con acierto!
La selección del espacio está íntimamente relacionado con las expectativas del cliente; qué quiere transmitir, a quien va dirigido y la estrategia creativa. Por lo que el diseño y el estilo del lugar debe ir en esta misma línea para cumplir los objetivos generales de comunicación.

Algunas cosas a tener en cuenta a la hora de buscar y seleccionar un espacio:

Accesibilidad: Si facilitamos la vida a los invitados teniendo en cuenta al buscar el emplazamiento, que tengan acceso fácil, que puedan aparcar, que esté bien comunicado… la convocatoria tiene bastantes más puntos de ser un éxito. Sobre todo es importante cuando los invitados vienen por sus propios medios.

Aforo: Hay que buscar con ahínco el espacio adecuado para el número de invitados que esperamos. Muchas veces nos encontramos con espacios grandes para un reducido número de personas… y el foto queda «desangelada».
Y al in revés, siempre hay que dejar un margen para los invitados que no confirman y vienen de ultima hora (es como lo de dejar un centímetro y medio en tus zapatos, para que calcen perfectos ;-). Aunque también os diremos que por nuestra experiencia esos invitados son los que menos preocupan ya que no suelen venir, y es mejor ver un espacio lleno y hasta un poco apretadito, que sentir el «vacío y la frialdad» que generan los espacios demasiado amplios.

¿Dentro o fuera? Dependiendo de dónde os encontréis ubicados las respuesta es fácil: Indoor!! para curarnos en salud.
Para nosotros que nos encontramos ubicados en una zona de clima cálido, la pregunta es recurrente.
Si elegimos un emplazamiento al aire libre, hemos de tener siempre en cuenta un plan B, y no es normal que los espacios al aire libre tengan un bonito plan B.
Al aire libre siempre hay que invertir más recursos en los montajes técnicos y contemplar posibles imprevistos que en un espacio interior nos resultan más fáciles de solventar o minimizar.

Espacios de más para Staff. En eso no pensamos casi nunca! Si tu evento requiere muchas necesidades técnicas, catering, personal de satff, personal de mantenimiento… busca un espacio que permita a todas estas personas que trabajan para que tu evento se aun experiencia increíble, una lugar donde acomodarlos y que no tengan que estar pululando por tu evento.
Si lo hacemos al aire libre, ten en cuenta una carpita o un lugar apartado del tumulto para que pueden seguir estando al loro de todo pero discretamente y cómodos!.
Y en cuanto al catering… que decir de la importancia de que dispongan de un espacio para ellos, para poder trabajar, emplatar… muchas veces los espacios no disponen de esto (sobre todo al aire libre) pero sí podemos montarles un «chiringuito» para que estén lo mejor posible y puedan realizar su trabajo en buenas condiciones.

Por último hablaros de que hay que tener muy en cuenta el tema de permisos y seguridad, si nos decidimos por elegir un espacio público. Hemos de contar con tiempo o «amigos hasta en el infierno» para realizar los trámites que suelen ser requeridos para este tipo de espacios y siempre aconsejamos tener una partida a mano de personal de seguridad, para que los invitados puedan disfrutar del evento sin mirones y sustos.
En cuanto al personal de seguridad, muy importante contéis que tienen que ser avisados con días de antelación, es decir, que no podemos llamarlos de hoy  para mañana… las agencias de «seguratas» llevan un rígido control y hay que pedirlo con tiempo, ojo al dato!!