Soy Sònia Ródenas, responsable del departamento de administración de Everama y esta pregunta me la hago cada vez que debo elaborar un presupuesto ya que, a la hora de planificar un evento, la elaboración del presupuesto se convierte en todo un reto.  

Un evento es un producto intangible, muy difícil de cuantificar y en el que hay muchos factores interrelacionados a tener en cuenta. Reflejarlo en partidas de manera transparente y que el cliente sienta que lo que le estamos presupuestando se corresponda a sus expectativas no es tarea fácil.

¿Por dónde empezamos? Un Presupuesto debe tener los datos de la empresa que lo emite, los datos del solicitante, fecha del presupuesto y opcionalmente lugar y fecha del evento.

Para poder presentar un presupuesto debemos tener en consideración una serie de aspectos:

Una buena Planificación de Gastos, ya sean fijos o variables, teniendo en cuenta:

  • El número de personas que asista al evento nos condicionará el gasto de la partida en cuestión.
  • Hay unos gastos fijos que para que el evento salga rentable y a un precio competitivo, necesitará de un mínimo de asistentes.
  • Tener en cuenta partidas que no se nos escapen, como por ejemplo los costes del staff: refrigerio, comida o dietas y viajes (si fuera el caso).

Disponer de una partida para imprevistos (que suele ser entre un 10% y un 15% del presupuesto). En este sentido, el presupuesto debe ser flexible y si esta partida no se usa o se usa parcialmente, se debe rectificar.

Elección de los proveedores: cuando nos solicitan un presupuesto, independientemente de si es o no un gran evento, hay que tener muy claro que es lo que quiere el cliente, lo que espera recibir y lo que está dispuesto a pagar por ello. Por lo que la relación calidad – precio son dos variables que deben estar muy bien argumentadas.  En este sentido, la elección del proveedor que nos ofrezca lo que el cliente solicita y al precio que quiera pagar, es un punto muy importante a valorar.

Tarificación de honorarios.  Para que un evento sea rentable, el Margen Industrial debería oscilar entre el 20% y el 30%. Teniendo esto en cuenta, podemos estructurar nuestra tarifa de honorarios y cotizarla al cliente de 5 maneras diferentes:

  • tarifa por proyecto plana
  • porcentaje de gastos
  • tarifa por hora
  • porcentaje de gastos + tarifa por hora
  • por tasas comisionables

Detalle de los honorarios en una partida más del presupuesto: Es muy importante poder ofrecer transparencia y detallar con claridad todas las partidas. En este aspecto, puede surgir una duda “existencial” a la hora de reflejar nuestros honorarios como una partida más ya que no hay una norma estandarizada. Aunque es cierto que, dependiendo del tipo de evento, debemos ver qué opción de las anteriormente enumeradas es más conveniente reflejar.

Clausulas a reflejar en un presupuesto: merece un post aparte, pero para tener una idea global enumero las que considero imprescindibles:

  • Condiciones y método de pago. Negociar y acordar las condiciones de pago con los proveedores y con el cliente, nos permite tener una previsión de fondos para poder ajustar los pagos.
  • Gastos por cambio o anulación de servicios: Existen proveedores que nos exigen un compromiso de compra y a partir de cierta fecha, si hay algún cambio o modificación respecto a lo contratado, cobran un porcentaje de gastos. Esto hay que tenerlo muy en cuenta para no encontrarnos con sorpresas desagradables.
  • Fecha de validez: Debido a que, en un evento, hay una serie de servicios que pueden variar con el paso del tiempo, es importante poner una fecha de validez del presupuesto.

El primer presupuesto seguramente será un esbozo del que aceptará el cliente finalmente, a esto ya estamos todos acostumbrados. Poder facilitar de una manera ágil y acertada lo que el cliente nos pide es un reto que nos permite mejorar cada vez que elaboremos uno o rehagamos el que ya hemos presentado.